PERHITUNGAN FORMASI, ANALISIS BEBAN KERJA (ABK), ANALISIS KESENJANGAN JABATAN (AKJ), PROYEKSI KEBUTUHAN PEGAWAI DAN PETA JABATAN

LAPORAN KEGIATAN WORKSHOP

PERHITUNGAN FORMASI, ANALISIS BEBAN KERJA (ABK), ANALISIS KESENJANGAN JABATAN (AKJ), PROYEKSI KEBUTUHAN PEGAWAI DAN PETA JABATAN DI WILAYAH KERJA KANTOR REGIONAL III BKN

1.         Dasar 2.         Tujuan 3.         Penyelenggara 4.         Waktu Pelaksanaan 5.         Tempat pelaksanaan 6.         Peserta 7.         Peserta Perwakilan BKKBN Prov. Jawa Barat 8.         Narasumber 9.         Resume Materi

: : : : : : : : :

Surat dari Kepala Kantor Regional III Badan Kepegawaian Negara Nomor 188/I/KR.III/Y/2013 Tanggal 13 Mei 2013 tentang Workshop Perhitungan Formasi Analisis Beban Kerja (ABK), Analisis Kesenjangan Jabatan (AKJ), Proyeksi Kebutuhan Pegawai Dan Peta Jabatan Di Wilayah Kerja Kantor Regional III BKN -          Meningkatkan Pelayanan Prima bagi masyarakat “PNS” -          Menjamin ketersediaan jumlah pegawai negeri sipil yang tepat dalam memberikan pelayanan publik -          Mengurangi kesenjangan antara kompetensi PNS dengan syarat kompetensi jabatan -          Mampu mengalokasikan dan mendistribusikan PNS secara proporsional antara jumlah PNS dengan tugas dan fungsi organisasi yang harus dilaksanakan. Kantor Regional III Badan Kepegawaian Negara Tanggan 20-21 Mei 2013 Park Hotel Jalan P.H.H. Mustofa No. 47/57 Bandung -          PNS Knreg III BKN -          BKD Provinsi dan Kabupaten/Kota -          Instansi Vertikal di Provinsi Jawa Barat 2 (dua) orang dari Subbag. Kepegawaian & Hukum -          Kepala Kantor Regional III Badan Kepegawaian Negara, Ibu Istati Atidah, SH -          Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi, Drs. Subadi dan Ibu Leni -          Terlampir

RESUME MATERI

“PNS kekurangan, PNS berlebihan”. Ungkapan tersebut sangat tepat untuk menggambarkan Pegawai Negeri Sipil (PNS) saat ini. Apa artinya?. PNS di Indonesia saat ini jumlahnya mencapai angka 4,5 juta dan harus melayani 244,8 juta jiwa. Rasionya 1,83%,  di bawah rata-rata rasio PNS negara-negara  Asia. Namun jumlah yang sedikit itu terlihat banyak, lantaran banyaknya kualifikasi PNS kurang memadai. Sebelum diberlakukan Penundaan Sementara Penerimaan CPNS (Moratorium), hampir setiap instansi mengadakan penerimaan CPNS. Namun pengajuan formasi tidak disesuaikan dengan kebutuhan, melainkan hanya berdasarkan keinginan semata. Padahal banyak jabatan struktural yang tidak diimbangi dengan jabatan fungsional tertentu dalam mejalankan tugas-tugas pemerintahan, karena yang ada saat ini jabatan fungsional diisi dengan jabatan fungsional umum. Kalaupun pada penerimaan CPNS tidak sedikit pula dibuka formasi untuk jabatan fungsional tertentu. Namun setelah itu calon pejabat fungsional diterima, mereka dilepas begitu saja. Cenderung ditempatkan dan mengerjakan pekerjaan fungsional umum. Pegawai bekerja di bidang apa saja, karena tidak mempunyai keahlian khusus. Bahkan pada akhirnya ada juga yang tidak mengerjakan apa-apa setiap harinya, karena tidak punya keahlian yang dibutuhkan di bidangnya. Maka tidak heran bila ada ungkapan “PNS adalah pengangguran terselubung”. Memang tidak semua PNS tidak berkeahlian, namun masyarakat kadang cenderung menggeneralisasikan dari persoalan. Permasalahan ini biasa disebut Mismatch (kesenjangan) antara kompetensi PNS dengan syarat kompetensi jabatan.

Belum lagi permasalahan Under-employment, yaitu kinerja PNS yang belum produktif dan belum adanya target atau kontrak kinerja berupa standar kinerja yang harus dilakukan PNS dalam melaksanakan tugasnya, sehingga pelayanan PNS terhadap masyarakat belum memuaskan. Persoalan lainnya adalah alokasi dan distribusi PNS yang tidak proporsional antara jumlah PNS dengan tugas dan fungsi organisasi yang harus dilaksanakan. Oleh karena itu perlu dilakukan proses yang sistematis dan berkelanjutan untuk memperoleh kuantitas, kualitas, komposisi dan distribusi pegawai yang tepat sesuai dengan kebutuhan instansi, sehingga dapat mewujudkan visi dan misi instansi menjadi kinerja nyata atau biasa disebut dengan Penataan PNS.

Proses penataan PNS dimulai dengan tahap analisis jabatan, dilanjutkan dengan penyusunan peta jabatan dimana kegiatannya adalah analisis kebutuhan pegawai dilanjutkan dengan penyusunan formasi bila didukung dengan kebijakan pemerintah. Dari penyusunan formasi tersebut akan dihasilkan data-data sebagai berikut:

v  Kebutuhan pegawai menurut jabatan

v  Kebutuhan pegawai menurut syarat jabatan dan kompetensi

v  Susunan PNS menurut jabatan, golongan ruang, jenis kelamin dan usia

v  Kebutuhan pegawai menurut kualifikasi pendidikan.

Penataan PNS dinyatakan tepat apabila sudah tercapai hal-hal berikut:

q  Jumlah Pegawai Sesuai Dengan Beban Kerja

q  Formasi Tersedia Karena Adanya Posisi Jabatan yang  Lowong

q  Beban Kerja Tidak Berubah, Komposisi Jumlah Pegawai Tidak Berubah

q  Kebutuhan Pegawai Dinyatakan Dalam  Jabatan   Syarat Jabatan, dan Kompetensi

q  Penyusunan Formasi disertai Dengan Peta Jabatan yang Menggambarkan Jumlah, Kualifikasi, dan Kompetensi

Analisis Kebutuhan Pegawai dilakukan secara logis dan teratur untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan sehingga dapat diidentifikasi mampu tidaknya melaksanakan tugas secara berdayaguna, berhasilguna, dan berkelangsungan. Tujuan dari analisis ini adalah setiap pegawai memiliki  pekerjaan, sehingga setiap pegawai secara nyata terlihat sumbangan tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi atau program yang ditetapkan. Untuk menganalisis kebutuhan pegawai terlebih dahulu dilakukan analisis jabatan dan analisis beban kerja.

A.     Analisis Jabatan

Analisis jabatan merupakan proses pengumpulan data jabatan untuk dianalisis, disusun, dan disajikan menjadi informasi jabatan dengan menggunakan metode tertentu. Tujuannya untuk menyediakan informasi jabatan sebagai fondasi/dasar bagi program manajemen kepegawaian, kelembagaan, ketatalaksanaan, dan pengawasan. Fakta-fakta dianalisis seperti apa adanya bagaimana sesuatu pekerjaan dilakukan, bukan seperti seharusnya. Analisis jabatan dilakukan secara sistematis, teratur, dan terus menerus dan memerlukan pelatihan sebelum pelaksanaan analisis jabatan.

Analisis jabatan yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan uraian jabatan yang baik pula, dan kemudian dapat dijadikan bahan baku yang baik untuk proses pengelolaan SDM yang lain (evaluasi jabatan, rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja, penyusunan kompetensi, pelatihan). Ada sejumlah prinsip penting yang harus dipegang dalam melakukan proses analisis jabatan.

Pertama, proses analisis dilakukan untuk memahami apa tanggung jawab setiap jabatan dan kontribusi hasil jabatan tersebut terhadap pencapaian hasil atau tujuan organisasi. Dengan analisis ini, maka nantinya uraian jabatan akan menjadi daftar tanggung jawab, bukan daftar tugas atau aktivitas. Kedua, yang dianalisis adalah jabatan, bukan pemegang jabatan yang saat ini kebetulan sedang memangku jabatan tersebut. Ini penting untuk menghindari bias kita menganalisis jabatan berdasarkan kemampuan, kinerja, gaya atau metoda kerja dari pemegang jabatan saat ini. Yang perlu kita analisis adalah standar desain jabatan tersebut berdasarkan struktur organisasi yang ada saat ini. Ketiga, kondisi jabatan yang dianalisis dan akan dituangkan dalam uraian jabatan adalah kondisi jabatan saat ini berdasarkan fakta yang ada sesuai rancangan strategi dan struktur organisasi.

Prinsip-prinsip ini penting untuk dipahami karena sering terjadi di banyak organisasi, uraian jabatan dibuat berdasarkan “selera” masing-masing atasan, atau bahkan diserahkan untuk dibuat oleh pemegang jabatan. Ini membuat tidak adanya standar batasan jabatan yang sebenarnya diinginkan oleh organisasi. Jika hal ini terjadi, maka akan mudah untuk diperkirakan munculnya banyak masalah mengenai tumpang-tindih tanggung jawab antarjabatan, atau rangkap-merangkap tanggung jawab oleh karena ada beberapa tanggung jawab yang ternyata tidak tercakup di jabatan apapun. Juga akan dapat terjadi adanya jabatan yang beban tanggung jawabnya sangat besar/luas, sementara jabatan lain terlihat sangat sempit dan ringan, sehingga tidak ada perimbangan cakupan pekerjaan, yang dapat menimbulkan banyak masalah seperti kecemburuan dan demotivasi.

Adapun metode yang digunakan dalam analisis jabatan adalah:

l  Pengamatan langsung

l  Wawancara

l  Kuesioner

l  Referensi

l  Kombinasi beberapa metode

Hasil utama analisis jabatan adalah:

1.       Peta Jabatan, yaitu susunan nama dan tingkat Jabatan Struktural dan Fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi.

2.       Uraian jabatan yang terdiri dari:

§  Ihktisar jabatan

§  Uraian tugas

§  Hasil kerja

§  Tanggung jawab

§  Wewenang

§  Korelasi jabatan

§  Kondisi lingkungan kerja

§  Risiko bahaya

3.       Syarat Jabatan, meliputi:

-       Pendidikan

-            diklat

-            pengalaman kerja

-            pengetahuan kerja

-            keterampilan kerja

-            bakat kerja

-            temperamen kerja

-            minat kerja

-            upaya fisik

-            kondisi fisik

Penyusunan Peta Jabatan

Peta jabatan adalah susunan nama dan tingkat Jabatan struktural dan fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi 

Dalam menyusun Peta Jabatan, dibutuhkan data-data sebagai berikut:

Ø  Struktur Organisasi

Ø  Daftar Susunan Jabatan (Struktural & Fungsional)

Ø  Bezetting Pegawai (Kekuatan Pegawai Saat Ini)

Ø  Kebutuhan Pegawai (Hasil dari Analisis Beban Kerja)

Ø  Tugas dan Fungsi Unit Organisasi

B.     Analisis Beban Kerja

Analisis Beban Kerja (ABK) adalah suatu teknik untuk menentukan jumlah dan jenis pekerjaan suatu unit organisasi/pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan metode tertentu. Prosedur yang lazim dipergunakan untuk menentukan berapa jumlah tenaga kerja yang diperlukan adalah dengan menganalisis pengalaman. Catatan-catatan tentang hasil pekerjaan dapat menunjukkan volume dari pada hasil dan jumlah pegawai dalam suatu bagian. Kemudian dapat dihitung hasil rata-rata tiap pegawai.

Sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satuan waktu tertentu disebut dengan beban kerja. Sedangkan analisis beban kerja adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu dari masing-masing organisasi, misalnya berapa banyaknya pekerjaan pengetikan surat atau naskah lainnya yang harus dibuat oleh suatu satuan organisasi dalam jangka waktu tertentu.

Teknik analisis beban kerja (workload analysis) memerlukan penggunaan rasio-rasio atau pedoman-pedoman penyusunan staf standar dalam upaya mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan pegawai. Analisis beban kerja mengidentifikasi baik jumlah karyawan maupun tipe-tipe karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Langkah pertamanya adalah mengidentifikasi seberapa banyak keluaran (output) yang hendak dicapai organisasi. Hal ini selanjutnya diterjemahkan ke dalam jumlah jam kerja karyawan pada setiap kategori pekerjaan yang akan diperlukan untuk mencapai tingkat keluaran (output) tersebut. Apabila keluaran (output) diperkirakan berubah, maka perubahan pekerjaan dapat diramalkan dengan mengkalkulasi berapa banyak jam kerja karyawan yang dibutuhkan.

Adapun kegunaan dari ABK adalah:

v  Penataan/penyempurnaan struktur organisasi;

v  Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja;

v  Penyusunan rencana kebutuhan riil pegawai sesuai beban kerja;

v  Penilaian kinerja dengan metode Sasaran Kerja Pegawai;

v  Program seleksi, rotasi, dan promosi  pegawai dari unit yang kelebihan pegawai  ke unit yang kekurangan pegawai;

v  Bahan penentuan kebutuhan diklat.

Metode ABK yang biasa digunakan adalah sebagai berikut:

1.       Kuesioner

·         Daftar pertanyaan terbuka tentang uraian/rincian tugas

·         Tugas tambahan sesuai renja/renstra

2.       Wawancara

·         Panduan wawancara terbuka tentang uraian / rincian tugas dan tugas tambahan

·         Sampel / seluruh pegawai

3.       Metode Pengamatan Langsung

·         Lembar observasi (check list)

·         Lokasi tempat kerja.